Documentación Musical en Festivales

MINISTERIO DE CULTURA

BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN MUSICAL

DOCUMENTACIÓN MUSICAL EN FESTIVALES

por: JAIME H. QUEVEDO U.

Coordinador

Centro de Documentación Musical

RED NACIONAL DE FESTIVALES DE MÚSICA TRADICIONAL COLOMBIANA 29 de Noviembre al 1 de Diciembre  de 2006

Los eventos públicos como los festivales que convocan las expresiones de la música en vivo en el país, son canteras de la memoria que estimulan la participación y la producción musical, difunden en sus ámbitos inmediatos de acción sus contenidos y resultados y generan una dinámica comunitaria y de movimiento musical que impulsa la creatividad, fomenta el interés por la practica musical y enriquece los imaginarios colectivos, genera memorias sonoras, visuales y referentes cualitativos en cada edición.

Las memorias construidas en los procesos que convocan los festivales dan cuenta del estado de la expresión de acuerdo a su poder de convocatoria y al nivel exhibido por los convocados en cada edición. La documentación compilada es registrada en tres tipos de soportes documentales

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• Memoria impresa y/o escrita

Compuesta principalmente por documentos impresos, manuscritos, gráficos y/o de imagen fija.

• Memoria sonora

Compuesta principalmente por documentos radiales, fonográficos, grabaciones documentales editadas y sin editar en cintas análogas,  discos de acetato y polivinilo de 78, 45 y 33 RPM y casetes de 30’ 60’ y 90’, DATs, PCM., Discos Compactos.

• Memoria audiovisual

Compuesta principalmente por documentos de imágenes en movimiento con y sin sonido, grabaciones documentales editadas y sin editar en películas de 16 y 35 mm, bandas sonoras, cintas análogas de video ¾ VHS, Betamax, minidisc, DVD, Betacam, DVCam.

• Cómo se produce la documentación en un festival

Todos los documentos que tienen una relación directa con la gestión, el proceso y la realización del evento se constituyen en memoria documental de las expresiones convocadas. Fundamentalmente porque convocan formas de expresión y a los portadores de las mismas, sus habilidades y logros mostrados, presentan un estado de la apropiación, conocimiento y destreza técnica y estética de la expresión, y porque en cada edición es posible evidenciar el enriquecimiento y la elaboración posterior o el debilitamiento de las expresiones convocadas a partir de las  referencias creadas en las ediciones anteriores. Este seguimiento es posible cuando la memoria documental de los eventos puede estar al alcance de investigadores, creadores, intérpretes y estudiosos que pueden aportar sus conclusiones y estudios a las organizaciones que promueven el evento contribuyendo rigurosamente a la construcción de herramientas objetivas de análisis que permiten orientar las decisiones organizativas, técnicas y de realización de cada festival.

La documentación proviene esencialmente de:

• • Convocatoria
  • Eventos de selección
  • Eventos Privados
  • Eventos públicos

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• Que documentación se produce
  • Documentos de gestión del evento
    • Institucional
    • Interinstitucional

- Contratos

- Logística

- Infraestructura técnica escénica, audiovisual

- Transporte

- Alojamientos

- Alimentaciones

- Promoción

- Etc.

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• • Documentos escritos sonoros y audiovisuales del contenido del evento
    • Formatos
    • Planillas
    • Actas
    • Partituras
    • Material sonoro
      • grabaciones en vivo
        • audiciones públicas
        • audiciones privadas
        • producciones fonográficas anexas
        • producciones fonográficas derivadas del evento

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• • • Material audiovisual
      • grabaciones en vivo
        • eventos públicos
        • eventos privados
        • producciones audiovisuales anexas
        • producciones audiovisuales derivadas del evento

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• Que tratamiento se le da a la documentación
  • Archivo
  • Conforma colecciones documentales específicas
  • Se acumula
  • Se descarta

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• En que condiciones técnicas y jurídicas se registran e ingresan los materiales a las entidades

Por lo general no hay mucho rigor en la manera como se gestiona la condición jurídica de depósito, registro y producción sonora y audiovisual.

La transmisión oral fuente de conocimiento expansión y apropiación de los repertorios locales, mantiene vigentes y activos los saberes musicales y técnico-instrumentales de mayor arraigo y tradición. Allí, residen parte de los documentos compilados.

El registro de las creaciones, saberes, expresiones y formas representativas y simbólicas,  expuestas en eventos públicos exige un código ético de respeto al derecho de decidir sobre la disposición de los usos de los que podría ser objeto la fijación de sus sonidos e imágenes en un proceso de documentación y con una perspectiva futura. Investigación, servicio público, producción, etc.

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Es habitual en espacios públicos como los creados por los festivales, realizar fijaciones de audio de expresiones sonoras e imágenes, sin aclarar previamente la intención de uso de los registros colectados. Estas fijaciones realizadas por primera vez generan derechos y títulos de propiedad sobre la fijación e incluso la posibilidad para editar imágenes y sonidos con propósitos específicos. Es necesario constituir una formalidad mediante la cual se establece la autorización previa, explicitando los posibles usos de los documentos registrados delimitando los usos concedidos allí.

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Es idealmente deseable que exista un compromiso de retribución el que sus primeros aportantes sean los primeros depositarios de los resultados del trabajo surgido del registro documental de cada evento, con fines de difusión de sus resultados, sujeto a un procedimiento responsable y respetuoso, que se pueda acceder a ella legítimamente, se conozca mediante publicaciones que circulen para que sus autores, las comunidades o individuos y las expresiones registradas puedan ser valoradas y reconocidas como testimonio sin que el costo de la intención lesione en forma grave sus derechos, los intereses de las entidades y personas objeto del proceso de compilación documental.

Es necesario construir un generoso hábito ético en el que las entidades gestionan las formalidades que la consulta previa y el reconocimiento de los derechos individuales requiere cuando se realiza un trabajo de campo como lo es el registro documental en vivo, la recolección de información durante los procesos de convocatoria, gestión y realización, de manera que al entregar estos documentos a una entidad o colección específica, se dispone de las garantías básicas para transferir esos documentos y los derechos requeridos por los receptores en el momento del depósito permitiendo el máximo acceso. Estos documentos pueden hacer parte de las memorias institucionales de las entidades que producen los eventos o ellas mismas pueden propiciar acuerdos con entidades documentales, con el propósito de crear fondos específicos relacionados con el evento en la región, que le pueden dar un tratamiento técnico, de protección y de servicios que hacen viable su utilización.

De otra parte es necesario promover una cultura en la que los creadores y las entidades promotoras de festivales reconozcan la necesidad de gestionar con el rigor requerido los  derechos en su concepción compleja especialmente para gestionar y concertar usos de información inédita, fijación en vivo e intenciones de uso.

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En el mundo globalizado el potencial del Internet de diseminar la información rápida y extensamente, plantea nuevas condiciones jurídico sociales ante la producción y edición de documentos que requieren un ágil trámite de autorización de uso de los documentos con una urgencia que no han tenido antes. Esta situación cambia radicalmente las nociones de tiempo y espacio convirtiendo rápidamente en objeto de valor y consumo la información que circula por estas redes. Los festivales no han sido ajenos a esta dinámica.

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Si la entidad ha decidido previamente constituir una memoria documental conformando colecciones se encuentra con frecuencia con problemáticas ante la dificultad de identificar los actores originales del registro, datos básicos como fechas, nombres, títulos, autores, contenido en el material colectado, entre otros y ello trae como consecuencia:

-           la carencia de la respuesta de las entidades, o actuales interlocutores de la expresión, que no encuentran mérito a las peticiones para la autorización de uso de los materiales registrados, o consideran que su material goza de una gran valía económica y que este interés puede suscitar una provechosa negociación mientras el material sufre su degradación sistemática y natural. En ocasiones surge una reacción económica desbordada ante el interés manifiesto.

-           Con frecuencia, las entidades, los investigadores y docentes encuentran serias dificultades cuando se interesan en utilizar los materiales audiovisuales con fines de investigación, educativos y de difusión, por las limitaciones de acceso, por conservación o por derechos de uso no explícitos o por la barrera interpuesta de los poseedores que reclaman sus derechos sobre la fijación impidiendo el acceso incluso a los aportantes originarios de la información.

-           En los países andinos no es fácil identificar las obras y/o expresiones que se encuentran en el dominio publico para el libre uso.

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Para avanzar en los propósitos de la investigación, el acceso y la difusión se proponen las siguientes recomendaciones que adicionalmente recogen avances puestos en practica en Colombia y planteados por el investigador Anthony Seegaer:

Se sugiere definir un instrumento con  fuerza jurídica cuando la gestión es posible por la vía del derecho de autor “minuta de autorización de uso”, “consulta previa”, “concertación de consentimiento con uso controlado por

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autoridades comunitarias” entre otras formalidades, más aquellas que se surgieren en una concertación  basada en el respeto en el que se prevean los propósitos que interesan al conocimiento, la investigación, el acceso, la difusión y la preservación; de manera que el colector pueda realizar la transferencia de la autorización a las entidades depositarias, para que se puedan realizar los  tratamientos documentales y las fijaciones técnicas de preservación para poner al alcance bajo condiciones específicas establecidas, el acceso. Este documento puede en razón de interés cultural, pedagógico e investigativo conceder una limitada autorización de uso que no persiga fines de lucro o lesione la integridad o autenticidad del contenido de la expresión.

Los intérpretes, creadores o actores de la expresión, los colectores, técnicos etc., deben conocer los límites de su dominio para poder conceder autorizaciones de uso, transferir derechos al colector para que éste a su vez, pueda documentar, depositar, divulgar y eventualmente editar y publicar el contenido.

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El colector tramita o gestiona las autorizaciones de uso para obtener los derechos necesarios para la investigación, el depósito en un archivo, la consulta, la preservación y  la divulgación. Estas condiciones deben convenirse en el proceso de recolección, intentar realizarlo posteriormente es más difícil. Él, debe ser conocedor de los derechos que le son concedidos identificando la pertenencia de quien se los concede.

Definidas y tramitadas las formalidades sobre usos y derechos, las entidades depositarias reciben los materiales de los colectores con la documentación que soporta el proceso jurídico que le permite tomar decisiones sobre su utilización. Así, el acceso a la colección, el uso de tecnologías y procesos para su conservación y su divulgación podrá realizarse sin riesgo legal para las partes.

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Es sumamente importante que se establezcan períodos de actualización y renovación de las condiciones de depósito ya sea para levantar las restricciones, para actualizar procesos de preservación, como para actualizarlas de acuerdo con las variables presentadas y el interés manifiesto en los documentos depositados en los centros documentales, colecciones y archivos.

En este proceso se ponen en juego códigos éticos de RESPONSABILIDAD y CONFIANZA en la manifestación de voluntades e intereses de quienes conceden y quienes reciben la concesión, de manera que sea posible conocer y conocernos sin arriesgar nuestras disposiciones de VOLUNTAD y RESPETO.

Es recomendable dejar en claro en los documentos de convocatoria los destinos y usos que el evento se propone de esta manera desde la convocatoria es claro para los participantes no solo la realización de registros y sus posibles usos sino el destino de los documentos resultantes.

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Documentos:

• • Inscripciones – reglas
  • Documentación anexa
    • Grabaciones
    • Partituras
    • Videos
    • Otros
      • Autorizaciones
        • Uso autores y compositores
        • Versión
        • Fijaciones en vivo en el evento
        • Ineditud

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• • Documentación producida para el evento
    • Formatos
    • Convocatoria
    • Reglamento
    • Elementos identificadores
      • Escarapelas
      • Objetos
      • Otros

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• Que propósito tienen la generación de colecciones documentales
  • Administrativa
  • Memoria
  • Servicio

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• Tratamiento técnico de la documentación compilada

• Descripción
• Digitalización

• • Soporte
  • Contenido

• • Papel
  • Audio
  • Audiovisual

• Seguridad

• • Originales
  • Reproducciones
    • Análogas
    • Digitales

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1. Identificación

Números

Nombres del documento

2. Consulta

Fecha del depósito y nombre del depositario

Propietario(s) de los derechos

Condiciones de la consulta

0: no consultable. Gestionar actualización de los derechos de copia y consulta.

1: consultable bajo autorización

2: Consulta libre y copia bajo autorización

3: libre para la consulta y la copia

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3. Designación

TIPO de documento: – En papel

• convocatoria
• programa
• Afiche
• Partitura
• Plegable
• Fotografía
• Otro

- Sonido inédito

- Audiovisual inédito

- Documento en vivo editado

Música –        pieza instrumental

Vocal

Vocal instrumental

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Forma y expresión musical

Ensamble vocal

Ensamble instrumental

Ensamble vocal e instrumental

Dúo

Trío

Otros

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4. Autores – encuestadores – directores Apellido, nombre (función)

o          Encuestador(es) colector (es)

o          Lugar de registro

o          Fecha de grabación

o          Idioma del documento

o          Autor del texto

o          Autor de la música

o          Intérpretes

o          Orígenes de la creación

o          Fechas de creación

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5.         Titulo de la obra

6.         Descripción físico técnica del material documental

Descripción material original

-           Casete análogo y audio numérico

-           Cinta de carrete

-           Disco compacto

-           Disco de acetato

-           Cinta digital

Cuando es grabación sonora y/o audiovisual

Duración del documento

XX Horas, XX Minutos y XX Segundos

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Tipo de soportes

Original, copias de conservación, de consulta o de préstamo.

CALIDAD

Calidad técnica del documento original.

1 muy bueno

2 bueno

3 regular

4 malo

5  muy malo

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7. Análisis

Contextualización

Nombre de instrumentos interpretados

Observaciones sobre el texto

Observaciones sobre las características musicales

8. Notas

Información varia

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• El aspecto jurídico sobre fijaciones, diseños, montajes, apoyo técnico, producción edición, entre otros aspectos.
  • Materiales inéditos
  • Grabaciones sonoras y audiovisuales realizadas en el evento primera generación.
  • Fotografías
  • Afiches
  • Programación del evento
  • Programas de mano
  • Promoción radial, TV, pancartas, otros
  • Objetos, Souvenir, otros
  • Producción fonográfica y/o audiovisual
    • Matrices
    • Documentos Originales

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• Finalidades y Usos de la documentación compilada
  • Administrativo
    • Archivo documental de gestión
  • Memoria
  • Colecciones Documentales para generar servicios

BIBLIOGRAFÍA

·          Ley 23 de 1982. Sobre derecho de Autor

·          Protección del folclore: Consulta regional UNESCO/OMPI sobre la salvaguardia de la cultura tradicional y popular 28-02 -2002

Consulta regional UNESCO/OMPI sobre la protección de las expresiones del folclore en África, Pretoria 23-25 de marzo de 1999

·          Protección del Patrimonio de los Pueblos Indígenas – Ginebra

Erica-Irene A. Daes Relatora Especial de la Subcomisión de Prevención de Discriminaciones y Protección a las Minorías

Presidenta del Grupo de Trabajo sobre Poblaciones Indígenas

·          Miñana, Carlos: Festivales, congresos y encuentros ¿Otro negocio más?

Revista A Contratiempo N° 7 Música y Danza, Octubre1990 . Bogotá- Colombia : Dimensión Educativa, 1990

·          Anthony Seeger Colecciones Populares De la Herencia En Crisis. Propiedad intelectual y archivos y colecciones audio-visuales

Universidad de California en Los Ángeles

·          Versión preliminar de la traducción del francés al Español de la “Guía Análisis documental del sonido inédito para la organización de  bases de datos”, Bénédicte BONNEMASON Véronique GINOUVÈS, Véronique PÉRENNOU 2001 Francia. (Traductora: Gloria Figueroa Correa. 2006).

·          Colecciones documentales Centro de Documentación Musical: Programas de mano, Documentos Festivales, Colección de audio, Fotografías.